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烟台OA系统浅谈企业为什么要使用OA系统

发布日期:2017-09-16 点击:

烟台OA系统


今天,烟台OA系统专家跟大家浅谈下企业为什么要使用OA系统:


OA系统在1980年代就已经存在了,官方名称叫做办公自动化(OfficeAutomation),一开始只是为了实现无纸化办公,方便管理生产。由于当时的企业多以工厂为主,为了让生产任务和管理精神下放,更有序地做好企业管理,OA系统诞生了——管理者有了追溯衡量工作过程的工具。


1、当初为什么要使用OA系统?

初衷是提升效率,当然现在OA的功能更加多元化。从2008年,公司开始调整战略,人员数量进入一个前所未有的高速增长期。在2006年底,工程服务类人员?#20849;?#21040;30人;而2008年中期,人员数量已突破150人。那么,如果仍采?#20040;?#32479;的人工后台支撑的管理方法,对于后端的管理(人员管理、项目成本核算,人员借款和报销管理)将承受着巨大的处理压力。后来,通过相关的调研,公司领导在2008年即同意立项开始OA开发,并?#19994;?#19968;个开发的业务模块就是费用借款及报销。



没有OA系统前,当员工需要出差借款及报销时,只能通过?#20174;始?#21521;部门领导发起申请,各级领导?#22987;?#22238;复同意后,将?#22987;?#25220;送财务部。完成?#22987;?#23457;批后,员工再前往财务部填报和签署借款单,并在财务完成手工记账后,最后领取现金或由出纳通过网银支付。而当出差完成,进行报销的时候,也需遵循同样的流程:员工填报Excel版的出差费用表,经部门领导审批后,提交财务部处理。财务部再根据员工欠款及报销情况,手动进行抵冲借款或直接报销。如此下来,整个过程不但繁琐,而且容易出错。



2、OA系统对提升效率有哪些?#20040;Γ?/span>

上述已经说明了简化流程节约时间的?#20040;Γ?#36824;有就是实现流程的固化,实现数据归集,形成各类型的统计报表,以及进行自动预警?#21462;?#36825;样能将后台人员、管理人员从繁杂的数据统计中解脱出来,将精力更集中于对具体事情的处理和优化上,这样也从另一层面看,减少了管理成本,提升了管理效率。


烟台OA系统




3、OA系统为什么是自主研发,而非直接购买?

因为世纪鼎利本身属于一个研发型的公司,而?#19994;?#26102;外部可选的OA系统并不多,所以公司决定自己开发。当时开发的初衷,也就是为了解决最迫切的员工借款、报销问题,以及基本的请休假、公告等功能。可是,随着公司的壮大发展,各类业务操作也亟待通过IT化来实现流程固化及效率提升,于是,HR(人力资源类)、ERP(供应链类)、PMS(合同及项目类)等各类系统被逐个开发出来。


同时,OA系统对于效?#23454;?#25552;升是显而易见的,?#28909;?#20511;款、报销,2008年时,服务部做过一个测算:对应前方30个服务人员,后方?#38376;?#22791;1个专职后台处理人员。那么按2008年150个前方人员计,则后台?#38376;?#32622;5人;而到现在,服务部人员近1500人,而只与费用类相关后台端人员,?#20849;?#21040;5人。


?#36865;猓?#22240;公司的信息化系统,一直都是使用自行开发的方式,所以在功能设计上,可以完全做到“私人订制”。以项目系统为例:目前项目系统除遵循PMP体系及微软Project的相关标?#32426;猓?#36824;能结合鼎利一直以来的项目管理特色(如员工日志管理、项目周报等),以及与各类?#22836;?#29992;、支付系统进行对接,以实现信息的高?#26085;?#21512;。



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